کنفرانس ویدئویی به یک جزء ضروری از دنیای کسب و کار مدرن تبدیل شده و برقراری ارتباط بین اعضای تیم ها را از راه دور بهبود بخشیده است. در واقع، ۸۰% از مدیران می گویند کنفرانس ویدئویی بر کنفرانس صوتی به دلیل بهبود ارتباط متقابل تیمی ترجیح داشته و ۸۴% نیز فکر می کنند این روش در برقراری ارتباط با سهامداران بیرونی نیز بر کنفرانس صوتی برتری دارد. با توجه به این اصل که بعضی تحلیل گران پیش بینی می کنند که تا سال ۲۰۲۰ حدود ۵۰% افراد از دورکاری استفاده می کنند، به آسانی می توان فهمید که چرا قرار داشتن در سطوح بالای توانایی برگزاری کنفرانس ویدئویی مهم می باشد.
اگر کاملاً با انتظارات جدیدی که از شما به عنوان بخشی از کنفرانس ویدئویی کسب و کار بیگانه نیستید، مشکلی نخواهید داشت. ما در اینجا به شما کمک می کنیم تا بایدها و نبایدهای کنفرانس ویدئویی را بیاموزید. اطلاعات ارائه شده در اینجا را مدنظر داشته باشید تا در جلسه بزرگ بعدی دچار مشکل خاصی نشوید. می توانید این اطلاعات را در اختیار همکاران تان نیز قرار دهید تا مانع اشتباهات آتی آنان در این زمینه گردید.
آداب کنفرانس ویدئویی: ۱۰ نکته برای بهبود جلسات کاری مهم در تماس تصویری
۱٫ وقتی صحبت نمی کنید، صدای خود را قطع کنید
حتی اگر صحبت نکرده و سکوت را رعایت می نمایید، اکثر میکروفن ها کمی از صدای پس زمینه محیط را دریافت می کنند مانند سرفه، عطسه یا حتی صدای تایپ کردن. این اصوات به آسانی می توانند حواس شرکت کنندگان در کنفرانس ویدئویی را پرت کنند و حتی باعث آزار آنان شوند. فرض کنید شما در حین جلسه در حال تایپ کردن کارهایتان نیز هستید. هر چند این مساله برای شما مشکل آفرین نیست، مطمئناً نمی خواهید مدیر شما را به دلیل توجه نکردن مورد بازخواست قرار دهد. این مساله را به یک عادت تبدیل کنید (برای احترام به همکارانتان) که هر زمان که صحبت نمی کنید، صدای میکروفن خود را قطع کنید. برای بسیاری از نرم افزارهای کنفرانس ویدئویی، این کار صرفاً با یک کلیک موس انجام پذیر است.
۲٫ در ویدئو کنفرانس، سر وقت حاضر شوید
این مساله باید برای تمام جلسات، کنفرانس های ویدئویی و غیره مدنظر قرار گیرد. این مساله بویژه در خصوص ورود به یک کنفرانس ویدئویی مهم می باشد. هر چند ممکن است در یک جلسه عادی بتوانید مخفیانه وارد یا خارج شوید، اما در کنفرانس ویدئویی همه چیز در معرض دید دیگران قرار دارد. تماس چشمی در طول کنفرانس ویدئویی بسیار مهم می باشد زیرا شما می خواهید فرد یا تیمی که برای آنها کنفرانس برگزار می کنید، احساس مشارکت داشته باشند. وقتی دیر وارد جلسه می شوید، ممکن است سر و صدا ایجاد کرده و حواس سایرین را که در اتاق صحبت می کنند، پرت کنید. این امر می تواند در روند جلسه اختلال ایجاد کند. علاوه براین، وقتی شما به موقع در جلسه حضور می یابید، می توانید با آسودگی خیال تکنولوژی های مورد استفاده را بکار بگیرید تا جلسه بدون وجود هر گونه مشکلی به خوبی برگزار شود.
۳٫ مطمئن شوید که تکنولوژی ویدئو کنفرانس مورد استفاده بدرستی کار می کند
شما نمی خواهید یک قرار ملاقات با یک مشتری مهم را به دلیل اینکه سیستم کنفرانس ویدئویی به خوبی کار نمی کند، از دست بدهید. شما بایستی چندین بار سیستم را با پرسنل داخلی قبل از این که از آن برای ارتباط با سرمایه گذاران بزرگ استفاده کنید، امتحان نمایید. افرادی را که مایل به کمک هستند پیدا کرده و مطمئن شوید که فرآیند کاری را قبل از شروع اولین کنفرانس ویدئویی درک کرده اید. این کار به شما اطمینان می دهد که همه چیز در طول اجرای واقعی بدرستی عمل خواهد کرد.
۴٫ از تکنولوژی های موجود برای مشارکت دادن کامل شرکت کنندگان راه دور در جلسه استفاده کنید.
شما می خواهید شرکت کنندگان در کنفرانس ویدئویی احساس کنند که می توانند در آن مشارکت داشته و واقعاً بخشی از جلسه باشند. گزارش سال ۲۰۱۹ توسط سازمان دورکاری اشاره دارد که اختلالات و صحبت در هنگام صحبت دیگران دو مورد از اصلی ترین چالش هایی است که پرسنل دورکار یا حاضر در محل کار با آنها روبرو هستند. خوشبختانه گزینه های سخت افزاری جدیدتر و هوشمندتری ارائه شده اند که می توانند به برگزاری بهتر کنفرانس ویدئویی کمک کنند. دوربین های ۳۶۰ درجه، میکروفن ها و بلندگوها که از تکنولوژی هوشمند برای مشخص کردن بصری فرد سخنران همزمان با چشم اندازی از اتاق استفاده می کنند. این امر یک محیط طبیعی و محاوره ای ایجاد می کند که افراد دورکار را نسبت به بکارگیری یک وب کم ساده، بیشتر درگیر می نماید.
۵٫ نرم افزار و سخت افزار مناسب انتخاب کنید
داشتن سخت افزار مناسب کنفرانس ویدئویی تنها نیمی از راه است. شما به یک راه حل نرم افزاری نیاز دارید که پرسنل بتوانند بدون داشتن مشکل و نیاز به آموزش گسترده از آن استفاده نمایند.
۶٫ لباس و پوشش مناسب محیط کاری داشته باشید
هر چند ممکن است کار کردن با لباس خانگی در طول روز وسوسه کننده به نظر برسد، بهتر است در تمامی کنفرانس های ویدئویی لباس مناسب به تن کنید. لازم نیست لباس خاصی بپوشید بلکه کافیست لباسی را انتخاب کنید که به جای جلسات ویدئویی، مناسب ملاقات های رو در رو باشد.
۷٫ دوربین را بدرستی تنظیم کنید
حتماً در جلسات ویدئویی شرکت کرده اید که در تنها بخشی از صورت افراد قابل مشاهده بوده است. وقتی در جلسات ویدئویی شرکت می کنید، حتماً کادر دوربین را به نحوی تنظیم کنید که طبیعی به نظر رسیده و به شما اجازه دهد تا به دوربین نگاه کنید. هم تراز با لنز دوربین قرار بگیرید و سعی کنید قسمت بالا تنه شما توسط دوربین دیده شود. بالاتر قرار دادن دوربین باعث می شود که دیگران از بالا به شما نگاه کنند و برعکس پایین قرار دادن آن، زاویه ای ناخوشایند به تصاویر خواهد داد.
۸٫ نور کافی در محیط داشته باشید
نور پردازی ضعیف می تواند تاثیر قابل توجهی بر کیفیت ویدئوهای ارسال شما داشته باشد. اگر می خواهید تصاویر ارسالی مناسب و قابل مشاهده باشند، حتماً مطمئن شوید که نور محیطی که در آن صحبت می کنید، مناسب است. سعی کنید نور طبیعی را با نور محیط کارتان ترکیب نکنید مگر اینکه لامپ های محیط کار شما به رنگ نور سفید طبیعی باشند. بدون شک دوست ندارید که چهره شما از پایین نور پردازی شود زیرا این کار باعث می شود شبیه شخصیت های بدجنس کارتونی به نظر برسید. نور پردازی از طرفین بهترین جلوه را به چهره شما خواهد داد پس سعی کنید در صورت امکان از این گزینه بهره بگیرید.
۹٫ در زمان برقراری ویدئو کنفرانس به دوربین نگاه کنید
یک اشتباه مرسوم نگاه کردن به تصاویر ویدئویی، به جای نگاه کردن به دوربین در هنگام صحبت با افراد از راه دور می باشد. در حالی که این کار به نظر درست می رسد، در واقع شما را نسبت به طرف مقابل بی توجه نشان خواهد داد. با این کار شما گوشه گیر و غیرحرفه ای به نظر خواهید رسید. نگاه کردن به لنز دوربین مانند نگاه کردن به چشمان طرف مقابل می باشد بنابراین تمرین کنید تا به این کار عادت نمایید.
۱۰٫ توجه کنید
در طول یک کنفرانس ویدئویی از بررسی کردن نامه های الکترونیک یا کار بر روی ارائه پاورپوینت خودداری کنید. نه تنها تحقیقات نشان داده اند که تنها ۳% افراد قادر به انجام کارآمد چندین کار به صورت همزمان می باشند، بلکه این عمل نوعی توهین به سایر شرکت کنندگان در جلسه تعبیر خواهد شد.
نتیجه گیری
همه ما تاکنون در جلسات کنفرانس ویدئویی نامناسب شرکت کرده ایم. اما با استفاده از تکنولوژی های جدید، شرایط در حال بهتر شدن است. برای یافتن راههای بیشتر برای بهبود کنفرانس های ویدئویی، این نکات را بررسی کنید تا بتوانید بهره وری جلسات تان را تا حد امکان بالا ببرید.
ممنون از شما
ببخشید درباره بک گراند گفتید ساده باشه بهتره اگه دیوار سفید باشه خوبه یا جلوه بدی داره؟